Prowadząc działalność gospodarczą wcześniej lub później spotkasz się z określeniem aktywów i pasywów. Nie każda firma musi je szczegółowo ewidencjonować. Taką ewidencję muszą posiadać firmy prowadzące tak zwaną pełną księgowość. Ale nawet gdy nie musisz prowadzić tak szczegółowej księgowości warto, żebyś wiedział czym są rzeczone aktywa i pasywa.
Kto powinien posiadać szczegółową ewidencję aktywów i pasywów
Firmy, które chcą okresowo przeglądać stan swojego majątku przygotowują bilans, zwykle na koniec roku, czasem również na koniec kwartału lub miesiąca. Bilans to nic innego jak szczegółowe zestawienie aktywów i pasywów. Takie sprawozdanie w przypadku niewielkich firm nie zawsze jest jednak obligatoryjne.
Obowiązek prowadzenia odpowiednio szczegółowej ewidencji aktywów i pasywów wynika z ustawy o rachunkowości. Muszą je przygotowywać firmy, które prowadzą pełną księgowość, czyli wszystkie firmy prowadzone jako spółka akcyjna, z o.o. lub komandytowa a także te, których przychody za poprzedni rok rozliczeniowy przekroczyły 2 000 000 EUR.
Aktywa – definicja i przykłady
Definicję aktywów znajdziemy w ustawie o rachunkowości. Zgodnie z ustawą są to wiarygodnie wycenione zasoby majątkowe, które kontroluje jednostka i które w przyszłości przyniosą jej korzyści ekonomiczne. Aktywa dzieli się na aktywa długoterminowe i aktywa krótkoterminowe.
Do aktywów długoterminowych należą te pozycje, które będą przynosić korzyść majątkową przez okres dłuższy niż 12 miesięcy lub zostaną sprzedane najwcześniej za rok od daty sporządzenia bilansu. Wśród najbardziej rozpoznawalnych aktywów długoterminowy jest majątek trwały czyli grunty, budynki czy urządzenia z których korzysta firma. Aktywami długoterminowymi będą też wszelkiego rodzaju inwestycje których upłynnienie ma nastąpić nie wcześniej niż za rok.
Aktywa krótkoterminowe to majątek płynny, który przeznaczony jest do sprzedaży lub wykupu w terminie nie przekraczającym 12 miesięcy. Do tego rodzaju aktywów należą zapasy i należności, ale też najbardziej płynne aktywa w firmie, jakimi jest oczywiście gotówka.
Pasywa – definicja i przykłady
Zgodnie z ustawą rachunkowości pasywa to źródła finansowania aktywów. Dzieli się je na kapitały własne i zobowiązania: krótko- i długoterminowe. Kapitały własne to kapitały włożone przez właścicieli na poczet spółki w formie m.in. kapitału zakładowego, o którym mówi umowa spółki, ale także zyski i straty wypracowanymi przez firmę ( z bieżącego okresu, ale i z okresów wcześniejszych).
Wartości aktywów, których firma nie była w stanie pokryć kapitałami własnymi, odpowiadają zobowiązania i rezerwy na zobowiązania. Będą wśród nich kredyty i pożyczki, ale także bieżące zobowiązania wynikające z umownych terminów płatności: zobowiązania handlowe, wobec pracowników czy publiczno-prawne.
Najważniejsza zasada dotycząca aktywów i pasywów
Wśród księgowych często można spotkać się ze sformułowaniem: „bilans musi wyjść na zero”. To jest najbardziej kluczowa zasada dotycząca ewidencji aktywów i pasywów. Przygotowując bilans, czyli z jednej strony – zestawienie aktywów, a z drugiej – zestawienie pasywów zawsze musimy w efekcie otrzymać równość pomiędzy oboma zestawieniami. Oznacza to nić innego, jak to że wartość aktywów musi być równa pasywom.
Jeżeli tworząc bilans wartość aktywów nie zostanie zrównoważona wartością pasywów, oznacza to że gdzieś pojawił się błąd. Prawdopodobnie zaistniała jedna z dwóch sytuacji: jakaś pozycja majątku została źle zaklasyfikowana lub pominięta.
